Introdução: O Poder Transformador dos Eventos Empresariais
No episódio 13 do RRCast, a especialista em marketing e produção de eventos Karina Pagliar, da CAP Agência, revelou como o planejamento estratégico de eventos pode revolucionar os negócios de contadores, advogados e empresários. Mais do que uma simples reunião, um evento bem estruturado funciona como uma poderosa ferramenta de funil de vendas, capaz de qualificar leads e gerar negócios de forma massiva. Karina, que atua há duas décadas no mercado, compartilhou sua jornada, desde a produção da sua festa de 15 anos na famosa Rua 25 de Março até a criação de uma agência que oferece um serviço 360º, cuidando de todos os detalhes para que o cliente possa brilhar como anfitrião.
A transcrição do episódio deixou claro que muitos empreendedores ainda têm medo de investir em eventos, seja por receio de não encher o local ou por desconhecer o retorno financeiro. No entanto, Karina demonstra que, com objetivo claro, planejamento e a ajuda de um especialista, o evento deixa de ser uma dor de cabeça e se torna uma das estratégias mais rentáveis e prazerosas para escalar um negócio. Este artigo detalha, com base na conversa, os bastidores, desafios e o passo a passo para transformar qualquer ocasião em uma máquina de gerar resultados.
A Jornada de Karina: Da Festa de 15 Anos ao Comando da CAP Agência
Karina Pagliar é natural de São Paulo, formada em Publicidade e Propaganda e Marketing. Sua paixão por eventos, no entanto, começou cedo. Aos 15 anos, queria uma festa de debutante, mas sua família não dispunha de muitos recursos. Foi então que sua mãe a levou à Rua 25 de Março, orientando-a a pesquisar preços e fornecedores, plantando ali a semente do planejamento estratégico. Mais tarde, influenciada por um tio que trabalhava com eventos para bancos e prefeituras, Karina decidiu, aos 17 anos, entrar na área.
A virada de chave para o empreendedorismo, curiosamente, veio no momento mais desafiador: a pandemia de 2020. Após anos trabalhando para outras agências e ouvindo de sua família que ela ganhava dinheiro para os outros, Karina decidiu abrir a própria empresa. Ela relata que a transição foi difícil, exigindo voltar muitos passos para trás e construir tudo novamente. “Você tem que entender que agora é seu”, explica, destacando o “vale da morte” que todo empreendedor enfrenta ao desassociar a emoção da gestão do negócio. Atualmente, a CAP Agência atua em todo o Brasil, com forte presença no agronegócio do Mato Grosso, e oferece um serviço completo de pré-produção, operação e gestão financeira.
Por Que Investir em Eventos? O Evento Como Ponta Inicial do Funil de Vendas
Um dos principais insights do episódio é a posição do evento dentro da estratégia de vendas. Karina enfatiza que o evento não deve ser visto como um custo isolado, mas sim como a ponta inicial do funil de vendas. Enquanto uma abordagem individual (one-to-one) qualifica um lead de cada vez, um evento permite falar com 30, 70 ou 100 pessoas simultaneamente, todas elas já intencionais, pois saíram de casa para estar ali.
As Taxas de Conversão Comparadas
A especialista apresentou um dado revelador sobre a eficiência do formato. No funil de vendas tradicional, ao falar com 100 pessoas, você qualifica 30, dessas gera 10 reuniões e conquista 1 cliente. Já em um evento, os 100 participantes já entram pré-qualificados. “O cara que está lá, ele já está qualificado. Ele levantou e foi no seu evento. Ele não foi lá passear”, afirma Karina. A taxa de conversão, portanto, pode chegar a 30%, pulando etapas operacionais caras e demoradas de nutrição de leads.
Os 3 Pilares Antes do Planejamento: Objetivo, Público e Budget
Antes de qualquer checklist técnico, Karina define três pilares fundamentais para o sucesso de um evento empresarial. Ignorar qualquer um deles pode comprometer todo o resultado.
- Objetivo claro: O que você quer com o evento? Vender um produto, lançar uma mentoria, comemorar uma data? O objetivo define a jornada do cliente.
- Público-alvo definido: Com quem você quer conversar? A linguagem do convite, o tipo de buffet e até o horário mudam conforme o nicho. Karina exemplifica: um café da manhã funciona para farmacêuticos (público que acorda cedo), enquanto um churrasco no final do dia é melhor para mecânicos (que querem relaxar).
- Budget (orçamento): É essencial ter uma ideia do investimento possível. Karina alerta que, sem essa definição, o cliente se assusta com o orçamento real, que corresponde ao “preço do sonho”. A dica é prever o evento no planejamento anual de marketing para evitar sustos financeiros.
O Serviço 360º: Como Funciona a Produção Completa de Eventos
Karina detalha o que chama de “entregável 360º” da CAP Agência, um processo que desmistifica a produção e tira todo o peso operacional do empresário. O serviço é dividido em etapas bem definidas.
Briefing e Planejamento
Tudo começa com uma conversa detalhada onde o cliente expressa seus desejos (tipo de experiência, alimentação, palco). A agência transforma isso em um briefing e desenvolve um planejamento completo com os entregáveis e o orçamento correspondente.
Pré-produção: O Verdadeiro Evento
Para o produtor, o evento já começa na pré-produção. Esta fase inclui contato com fornecedores, previsão de problemas (planos A, B e C), contratações, reuniões com diretores artísticos e alinhamento de roteiro. Enquanto isso, o cliente apenas participa de reuniões de alinhamento, sem se preocupar com os detalhes.
Gestão Financeira Centralizada
Um dos grandes diferenciais é a gestão financeira. A agência recebe o dinheiro, monta o fluxo de caixa e paga todos os fornecedores. O empresário não precisa negociar com buffet, som ou segurança. “Você não se preocupa, você é uma vez só”, resume Karina, citando o exemplo de um evento do clube de empresários onde a venda de ingressos vai direto para a conta da agência, que administra os gastos e fornece extratos diários aos sócios.
Os 3 Maiores Desafios na Produção de Eventos
Mesmo para uma profissional experiente, organizar eventos envolve desafios que vão além da parte técnica. Karina elenca três dificuldades centrais, que servem de alerta para quem deseja entrar na área ou contratar uma boa gestão.
- Gestão de Pessoas: Eventos não se fazem sem pessoas (equipe, clientes, fornecedores). Cada um tem suas expectativas e emoções, e gerenciar isso é complexo.
- Administração de Expectativas: Karina brinca que vira “psicóloga” para gerenciar a expectativa do cliente sem que ele perca o brilho nos olhos pelo projeto.
- Inteligência Emocional: Descrito como o mais crucial, Karina afirma que um evento é uma “panela de pressão”. O organizador precisa de dois estômagos e dois corações: um para viver, outro para o evento. Se ela desestabiliza, toda a equipe desestabiliza.
Dicas Práticas: Como Fazer o Primeiro Evento (Evento Teste)
Para os empresários contábeis e advogados que se sentem inseguros, Karina deixou um roteiro prático baseado no conceito de evento teste. O trabalho para um evento pequeno, médio ou grande é o mesmo (o checklist é idêntico), mas a responsabilidade aumenta. Portanto, comece pequeno.
Passo a Passo para o Evento Teste
Defina um nicho específico (ex: redes de farmácia da cidade, não misture com outros segmentos). Convide uma amostra menor desse público para um café da manhã ou um happy hour, conforme o perfil. Utilize esse primeiro contato não para vender, mas para ouvir e entender a real dor daquele público. “Talvez no próprio evento você tenha que ouvir muito para entender qual é a dor. Você imagina uma dor, aí chega na hora do evento, não tem nada a ver com o que o pessoal está sofrendo”, alerta. Depois de validar a abordagem e a linguagem no evento teste, aí sim você parte para o evento maior, acertando “na veia”.
Casos de Sucesso e a Rentabilidade do Negócio
Karina compartilhou dois cases que ilustram o valor emocional e financeiro do seu trabalho. O primeiro foi um evento de lançamento de produto para a Corteva (defensivos agrícolas) no Sul do país, produzido em apenas 20 dias para 150 pessoas. O momento crucial foi um laser que desenhava o produto em 3D, exigindo horas de ensaio. O alívio e a emoção de uma gestante da equipe, que finalmente poderia sair de licença-maternidade tranquila, mostram o peso da responsabilidade.
O segundo case é sobre os valores da empresa. Karina diz que seus três valores corporativos (segurança, confiança e relacionamento) foram “trazidos do mercado” pelos clientes, que sempre elogiavam sua garra. Sobre a rentabilidade, ela é categórica: “Ele é um negócio rentável, na verdade eventos ele tem uma rentabilidade, se você souber trabalhar ele bem direitinho, honestamente, ele é muito rentável”. Ela conclui que, sabendo fazer, se organizar e se planejar, todos ganham: organizador, comprador e realizador do negócio.
Conclusão e Contatos
O episódio do RRCast com Karina Pagliar deixou uma mensagem clara para os profissionais de contabilidade, direito e negócios: é hora de ser mais disruptivo e perder o medo de realizar eventos. Mais do que uma despesa, um café da manhã com 10 clientes pode render 5 leads e 1 novo cliente, que se fidelizado por 24 meses, representa 24 vendas. A chave está no planejamento e, se possível, na terceirização da produção para quem entende do assunto, como a CAP Agência.
Para contratar os serviços ou conhecer mais sobre o universo dos eventos, Karina disponibilizou seus canais oficiais. Acompanhe o Capcast, seu podcast sobre eventos, comunicação e marketing. Siga a especialista e sua agência nas redes sociais para mais conteúdos e cases.
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